Товарные запасы – англ. Merchandise Inventory, является бухгалтерским термином, употребляемым для обозначения товаров, которые компания имеет в наличии и может продать потребителям. Иногда термин может упоминать просто как «запасы» (англ. Inventory), которые в свою очередь относятся к оборотным активам. У компаний, которые занимаются розничной продажей товаров, товарные запасы отражаются в бухгалтерском балансе. По сути это оценка общей стоимости доступных для продажи товаров, которые компания имеет в наличии.
Бухгалтерский баланс является по существу обобщением финансовой информации о компании на определенный момент времени. Наряду с активами, в которые включены и товарные запасы, он включает обязательства компании и собственный капитал (англ. Equity), также иногда упоминаемый как чистый капитал (англ. Net Worth). Инвесторы используют данные бухгалтерского баланса, чтобы произвести оценку рыночной стоимости компании и перспектив сохранения ее финансовой стабильности.
Мониторинг остатков товарных запасов является важной частью мероприятий по предотвращению недостач и убытков. Снижение потерь запасов может достигаться за счет мер, повышающих эффективность работы внутренней службы безопасности компании, постоянным наблюдением за торговыми залами и проведение регулярных инвентаризаций товарных запасов компании с привлечением независимой аудиторской компании. Повышение эффективности мер внутренней безопасности компании направлено на снижение потери запасов, что реализуется за счет внедрения электронных систем видеонаблюдения, наряду с электронными системами учета движения запасов. Если любое движение товарных запасов учтено, то внедрение эффективного контроля позволит компании существенно сократить их потери, поскольку эффективная система учета и контроля дает возможность своевременно выявить и устранить источник или причину потерь.
Проверка количества, качества и комплектности товаров при поступлении является важным моментом, который позволяет установить, что при отгрузке и транспортировке товары не были повреждены или утеряны. Как только товарные запасы приходуются на складе или перемещаются в торговый зал, необходимо использовать современные методы учета и контроля, как, например, средства видеонаблюдения, чтобы сократить потери, наступающие в результате воровства. Так как большая часть краж запасов приходится на сотрудников, необходимо обеспечить контроль над внутренним движением товарных запасов, а также назначить материально ответственных сотрудников.
Современная система учета и контроля над движением товарных запасов предполагает использование специального программного обеспечения и электронной техники, например, видеокамер, детекторов движения, электронных ключей и т.п. Чтобы обеспечить точную оценку остатков товарных запасов время от времени проводят инвентаризацию, к проведению которой привлекают независимую аудиторскую компанию, которая не связана с материально ответственными лицами. Когда проводится внешняя инвентаризация, уполномоченные лица лично выезжают на местоположение хранения запасов и осуществляют их пересчет. Целью этого пересчета является выявление расхождений между физическими остатками товарных запасов и данными внутреннего учета.