Расходы на техническое обслуживание – англ. Maintenance Expenses, являются затратами на содержание определенного актива в функциональном состоянии. Если эти затраты были понесены юридическим лицом при ведении коммерческой деятельности, то они могут быть отнесены на расходы, то есть уменьшить налогооблагаемую прибыль, при условии, что были учтены должным образом и подтверждаются документарно. Они отличаются от расходов на ремонт и капитальных расходов (англ. Capital Expenditures, CAPEX). Например, замена масла в двигателе автомобиля является расходами на техническое обслуживание, замена неисправного масляного насоса – расходами на ремонт, а установка нового более экономичного двигателя – капитальными расходами. Дифференциация между этими типами расходов крайне важна для ведения точной финансовой отчетности.
Такие активы как сооружения, оборудование и транспортные средства требуют проведения регулярного технического обслуживания для поддержания в исправном состоянии. Это является частью расходов на использование этих активов при ведении бизнеса. Например, собственность, которая сдается в аренду, должна поддерживаться в хорошем состоянии, чтобы она пользовалась спросом со стороны арендаторов. Как и другие расходы, связанные с ведением бизнеса, расходы на техническое обслуживание разрешено удерживать из дохода. Идея заключается в том, что любому бизнесу необходимо направлять часть полученных доходов на поддержание активов в работоспособном состоянии.
Расходы на техническое обслуживание включают любые затраты, связанные с поддержанием активов в функциональном состоянии или устранением незначительных повреждений. Их примером может служить замена масла в автомобиле, проведение профилактики оборудования, покраска фасада офисного здания и т.п. Затраты на устранение физического износа также списываются на расходы на техническое обслуживание при условии, что актив не был сильно поврежден, поскольку тогда это будет считаться ремонтом. Например, владелец бизнес-центра, сдающий офисные помещения в аренду, должен поддерживать помещения в должном состоянии, а также обеспечивать бесперебойную работу инфраструктуры (лифты, системы отопления и кондиционирования воздуха, системы связи и т.п.). Однако если ущерб имуществу нанесен по вине арендатора, то он обязан устранить его за свой счет.
Например, землевладелец мог бы вновь отполировать этажи между арендаторами, чтобы сохранить их в хорошем состоянии, используя обслуживание, чтобы удостовериться, что этажи остаются применимыми. Если бы арендатор ударил кулаком отверстия в пол или прорубил половицы, то они должны были бы быть восстановлены.
Чтобы расходы на техническое обслуживание были признаны налоговыми органами и могли на законных основаниях удерживаться из налогооблагаемого дохода, они должны быть подтверждены документально. Например, счет за замену масла в автомобиле со станции технического обслуживания является подтверждающим документом. Эта статья расходов отражается в налоговой декларации наравне с другими расходами, которые также уменьшают размер налогооблагаемого дохода. В некоторых случаях расходы на техническое обслуживание могут считаться налоговым кредитом. Например, в некоторых юрисдикциях законодательство позволяет напрямую вычитать расходы на техническое обслуживание из суммы налоговых обязательств.
Также важно учитывать и долю расходов на техническое обслуживание в общих затратах, возникающих в связи с эксплуатацией актива. Например, при расчете общей суммы затрат на обслуживание автомобиля не обходимо учитывать не только расходы на техническое обслуживание, но и затраты на его приобретение, постановку на учет и страхование. Все эти затраты могут быть просчитаны заранее на основании нормативов использования расходных материалов и плановых замен деталей и узлов автомобиля.